Smart working: 10 strumenti per lavorare meglio

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Smart working: 10 strumenti per lavorare meglio

Dopo aver parlato di come lavorare da casa in modo efficiente vediamo quali sono i principali strumenti per organizzare al meglio lo smart working.

A volte si dà per scontato che tutti li utilizzino ma mi sono resa conto che non è così. Di seguito trovi i tool più utili con alcuni suggerimenti per utilizzarli al meglio.

1. Condivisione di documenti: Google Drive

Una delle prime necessità del lavoro in remoto è la possibilità di condividere documenti. La soluzione a mio avviso più pratica, semplice e comoda è il cloud di Google.

Con Google Drive puoi creare documenti (di testo, di calcolo o di presentazione), condividerli con i colleghi e lavorarci contemporaneamente online. Puoi addirittura vedere le modifiche che vengono effettuate dal vivo e visualizzarle in modo da gestire facilmente le versioni. Uno strumento davvero completo per scrivere a più mani un documento.

Per utilizzarlo basta avere un account Google, anche una mail, che dà diritto a 15GB di spazio di archiviazione gratuita.

Suggerimento: Se hai bisogno di chiarimenti su alcuni punti del documento crea un commento ed assegnalo ad una delle persone con cui lo condividi. Tale persona riceverà un’email di notifica.

2. Gestione del calendario: Google Calendar

Lo strumento per eccellenza di gestione di appuntamenti e di riunioni è sicuramente Google Calendar!

Basta avere un account Google per creare uno o più calendari associati alla mail. Suggerisco di crearne almeno 2, uno per la vita personale e uno per quella lavorativa.

Potrai condividere con i colleghi il calendario lavorativo in modo da pianificare al meglio riunioni ed eventi. Sarà più facile verificare la disponibilità dei colleghi.

Suggerimento: Non utilizzare il calendario come una “to-do list”, per queste ci sono altri strumenti! (es. Evernote, Google Keep, Asana,..)
Come consigliato dal metodo Getting Things Done, il calendario deve contenere solo gli appuntamenti fissi, che hanno data e ora precisi o che devono essere svolti necessariamente quel giorno. E’ un accorgimento fondamentale per evitare di avere un calendario pieno di attività non svolte o di doverle continuamente spostare.

3. Fissare una riunione: Doodle

Questo strumento è un vero salvatempo. Ricordo ancora il primo invito da un amico per decidere un’uscita di gruppo, in poche ore avevamo la data e l’ora evitando decine di messaggi, non mi sembrava vero! Doodle è ora molto utilizzato anche a livello professionale per sondare la disponibilità dei colleghi e pianificare un incontro in modo semplice e veloce.

Consiste nel suggerire date e/o orari, invitare i partecipanti a scegliere quelli preferiti e infine scegliere l’opzione migliore per tutti.

Suggerimento: Una volta decisa la data crea un evento su Google Calendar ed invita i partecipanti. Riceveranno così una mail e con un clic l’evento sarà aggiunto al loro calendario.

4. Messaggi istantanei: Slack

Slack è un sistema di messaggistica che nasce proprio per i gruppi di lavoro. Oltre a comunicare privatamente con i colleghi permette anche di creare dei canali, cioè delle chat di gruppo, che puoi suddividere per progetto, per cliente o per area di lavoro (es. comunicazione, amministrazione,..).

Il canale permette di comunicare in modo ordinato ed efficiente coinvolgendo solo le persone interessate e permettendo di contestualizzare la comunicazione.

Suggerimento: Evita WhatsApp se non hai un telefono aziendale, perché è una chat di uso personale. Utilizzarla per lavoro vuol dire essere distratti fuori contesto: una foto inviata dagli amici durante una riunione o il messaggio di un cliente mentre guardi un film.

5. Videoconferenza: Google Meet e Zoom

Sono molti gli strumenti a disposizione per le videochiamate ma è fondamentale sceglierne uno che permetta di svolgere riunioni efficaci senza problemi tecnici.

Per esperienza personale i tool più performanti sono Google Meet e Zoom, entrambi gratuiti e di facile utilizzo, il primo senza limiti di tempo.

 Ho tenuto dei corsi da 8 ore giornaliere con una decina di persone ed è stato come essere in aula. Avevo un po’ di timore ma è stata una piacevole esperienza, video ed audio di qualità eccellente, al di sopra delle aspettative.

La buona riuscita dipende anche dai partecipanti. Le regole d’oro sono: utilizzo delle cuffie, modalità silenziosa quando non si interviene, buona inquadratura con luce frontale, evitare di avere fonte di luce alle spalle.

Suggerimento: Per lunghe chiamate meglio usare un cavo di rete, non serve nessuna configurazione, basta collegare il cavo dal modem al pc.

6. Concentrazione: Noisli

Per evitare le distrazioni durante lo smart working e creare una bella atmosfera ti consiglio di utilizzare Noisli, un’app che ti permette di riprodurre un mix di suoni di sottofondo per concentrarti ed essere più produttivo. Puoi scegliere e combinare diverse ambientazioni: mare, foresta, vento, pioggia, temporale, e molto altro.

Suggerimento: Se preferisci ascoltare la musica opta per una conosciuta, eviterai così il multitasking.

7. Lavorare a blocchi: Tomato-Timer

Non mi stancherò mai di dire che applicare la tecnica pomodoro è la cosa che mi ha portato più frutti negli ultimi due anni. Consiste nel lavorare in blocchi di 25 minuti e prendersi delle pause di 5 minuti. Questo metodo dà una spinta pazzesca alla tua produttività e rende tutto più leggero da affrontare.

Io consiglio di usare il sito tomato-timer.com, semplice ed efficace, basta avviare il timer e sei già in modalità “pomodoro”. Prova subito e testa la tua concentrazione.

Suggerimento: Consulta la mia guida gratuita per scoprire tutti i vantaggi e gli studi scientifici che ne hanno confermato l’efficacia.

8. Casella di posta: Gmail

Le mail restano sempre uno dei principali mezzi di comunicazione ed avere una casella di posta efficace, come gmail, ci aiuta sicuramente a lavorare meglio.

Gmail ha molte funzionalità, a mio avviso le più interessanti ed ancora non molto conosciute sono:

  •  i filtri per organizzare le mail
  • la programmazione dell’invio (puoi farlo con la freccetta sul pulsante Invia)
  • l’annullamento dell’invio. Di default è di 5 secondi ma può essere prolungata a 30 secondi, in modo da avere tutto il tempo di annullarla se hai fatto degli errori. Basta cambiare le impostazioni. È una funzionalità che ho scoperto questa settimana seguendo un corso di Luca La Mesa, rinomato social media strategist.

Suggerimento: utilizza le tre funzionalità elencate per sfruttare al meglio gmail.

9. Gestione di progetti: Trello

Uno strumento molto utile per gestire i progetti in remoto e suddividere i compiti del team è Trello.

Trello permette di gestire il flusso di lavoro in modo semplice, efficace e visuale. Il progetto è suddiviso in task che possono essere assegnati ai membri del team e monitorati sulle bacheche, un’organizzazione che riflette uno dei metodi di organizzazione Agile.

Suggerimento: assicurati che tutti i membri del team imparino ad utilizzarlo al meglio, la conoscenza dello strumento è fondamentale per godere dei benefici.

10. Il tool più importante: la tua mente

Sono sicura che questi strumenti possono aiutarti nell’organizzazione ma ricordati sempre che i tool non fanno miracoli e che quello che conta di più è come utilizziamo la nostra mente.

Una mente libera e non stressata è lo strumento fondamentale per lavorare e vivere meglio. Un buon metodo di organizzazione ci permette di allenare la nostra mente a focalizzarsi sulle cose più importanti e a rilassarsi. Solo così potremmo arrivare a fine giornata meno stanchi e soddisfatti.

Suggerimenti: leggi come liberare la mente per iniziare ad organizzarti senza stress. Io utilizzo Evernote per le mie to-do list ma è solo un mezzo per implementare il mio metodo di organizzazione stress-free basato su GTD (Getting Things Done).

Se vuoi approfondire l’uso di questi strumenti e acquisire un buon metodo di organizzazione contattami, sarò felice di aiutarti in base alle tue esigenze.

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2020-06-15T08:14:13+00:0013 giugno, 2020|Categories: Blog|0 Comments

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